L’Institut canadien des urbanistes (ICU) respecte et tient à protéger les renseignements personnels de ses membres, y compris la sécurité de leurs données personnelles, et convient de les utiliser uniquement aux fins auxquels ils sont obtenus.  Ceci s’applique autant à l’information recueillie en ligne que par d’autres moyens qui est recueillie et utilisée dans le cadre de nos activités.
 
L’ICU ne ménage aucun effort pour se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.  La Loi comprend, avec de légères modifications, les principes énoncés dans le Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96 Les dix grands principes comprennent l'imputabilité, la détermination des fins, le consentement, la limitation de la collecte et de l'utilisation des renseignements, la divulgation et la conservation des renseignements, l'exactitude, la protection, la transparence, l'accès individuel et la possibilité de recours.
 
Conditions d’utilisation
L’utilisation de ce site Web est soumise aux conditions suivantes :

• Le contenu des pages de ce site Web est destiné à informer et servir de façon générale et peut être modifié en tout temps, sans préavis.
• Le présent site Web contient du matériel détenu par l’ICU ou qui lui a été cédé sous licence.  Ce matériel inclut, sans toutefois s’y limiter, la conception, la mise en page, l’apparence et les graphiques.  La reproduction est interdite autrement que conformément à la notice de droit d’auteur, qui fait partie intégrante de ces conditions.
• Il arrive que ce site Web puisse également inclure des liens vers d’autres sites Web. Ces liens sont fournis pour votre commodité afin de fournir des informations supplémentaires. Ils ne signifient pas que nous approuvons les sites. Nous n’assumons aucune responsabilité pour le contenu du ou des sites Web liés.
• Votre utilisation de ce site Web et tout litige découlant de cette utilisation du site Web sont soumis aux lois du Canada et de l’Ontario.

 
Collecte de données
Des données sont recueillies lors des processus d’adhésion et de renouvellement annuel.  Pour mettre à jour les renseignements qui les concernent, les membres peuvent utiliser le site Web, le courrier électronique ou le téléphone.  Des rappels signalant l’importance de garder à jour les renseignements sont inclus dans les infolettres transmises par courriel et les autres communications destinées aux membres.
 
Les données des membres et non membres sont principalement stockées dans la base de données d’un système de gestion d’association (SGA) hébergé hors de nos bureaux par un fournisseur de service. Cette base de données sert aux envois aux membres, aux envois par des tiers, à l’envoi des infolettres, aux sondages de recherche et autres communications jugées par le personnel pertinentes et utiles au bon fonctionnement de l’organisation.
 
Des données additionnelles sont recueillies lorsque les membres et non membres interagissent avec l’ICU par l’intermédiaire de son site Web ou occupent des postes de bénévoles ou contractuels. La collecte de renseignements personnels se limite à l’information nécessaire aux fins énoncées. Le consentement à la collecte d’information s’obtient comme suit :

• Le consentement est donné lors de la demande d’adhésion ou de renouvellement.
• Une possibilité d’exclusion est offerte pour les envois par des tiers ou les infolettres.
• Le consentement exprès s’applique dans les cas où des données sensibles sont recueillies à des fins de commerce électronique ou d’autres activités qui ne sont pas implicites dans le processus.

 
Médias sociaux
En plus de son site Web, l’ICU publie du contenu en ligne sur des plateformes de médias sociaux comme Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn et YouTube.  Les utilisateurs peuvent consulter ces contenus par l’intermédiaire de leurs comptes d’abonnement à ces plateformes de médias sociaux, ou d’applications mobiles.  La présente politique ne régit pas la collecte de données par d’autres sites Web, applications et réseaux sociaux ou autrement.  Nos utilisateurs sont tenus de respecter les politiques et conditions d’utilisation des réseaux de médias sociaux et de tout autre site Web ou applications aussi utilisées en lien avec l’ICU.
 
Sécurité
Des mécanismes de sécurité comme les fonctions à accès limité, la protection des mots de passe, le cryptage et les politiques et marches à suivre de l’ICU servent à protéger les renseignements personnels. Les membres peuvent à tout moment modifier leur mot de passe pour accéder au site Web.
 
Répertoire des membres
L’ICU dispose d’un répertoire interrogeable de tous ses membres en règle. Il peut être consulté par les membres de l’ICU dans la section du site Web réservée aux membres et protégée par mot de passe. Le grand public n’a pas accès au répertoire.  L’ICU ne dévoile pas au public les coordonnées de ses membres.
 
Accès aux données par des tiers
Les adresses courriel et postales ne seront ni vendues ni transmises à des tiers de l’extérieur.  L’ICU offre des services d’envoi à des tiers de l’extérieur comme ses fournisseurs et des membres de ce secteur. Ces tiers souhaitent promouvoir la tenue d’événements spéciaux, ou encore faire part aux membres de nouveaux produits ou de nouvelles ressources. Avant de procéder, l’ICU passe en revue tous les envois proposés par des tiers pour confirmer leur pertinence pour les membres. Si des membres préféraient ne pas recevoir ces envois, ils peuvent le signifier dans leur profil en ligne.
 
Site Web de l’ICU
Utilisation de témoins
La section du site Web de l’ICU réservée aux membres utilise un outil du Web nommé « témoin volatil. » Les témoins sont de petits fichiers que nous transmettons à votre ordinateur pour rehausser votre expérience d’utilisation du site Web. Nous les utilisons pour vérifier que vous avez bel et bien ouvert une séance de consultation, et ainsi vous n’aurez pas à saisir de nouveau votre identifiant et mot de passe à chaque page que vous souhaitez consulter.  Ce témoin s’efface dès que vous fermez votre séance de consultation.                                       
 
Suivi des adresses IP
Une adresse de protocole Internet (adresse IP) est un numéro automatiquement affecté à votre ordinateur chaque fois que vous utilisez Internet.  Les serveurs Web identifient votre ordinateur à l’aide de son adresse IP. Nous recueillons les adresses IP à des fins d’administration de système, pour dresser des rapports généraux à l’intention de notre clientèle institutionnelle et pour mener des audits sur la fréquentation de notre site. Lorsque depuis la console d’utilisation des membres vous consultez une page, nos serveurs notent votre adresse IP.  Habituellement, nous n’établissons pas de lien entre l’adresse IP et des données personnelles identifiables, ce qui signifie que la séance de consultation est notée, mais que l’utilisateur reste anonyme.  Nous pourrons et utiliserons les adresses IP pour identifier un utilisateur s’il est jugé nécessaire de faire respecter nos conditions d’utilisation et nos conventions de droit d’utilisation, ou pour protéger notre service, notre site, notre clientèle ou autres intérêts.
 
Accessibilité
Veuillez cliquer ici pour consulter notre Énoncé d'accessibilité.
 
En résumé
Veuillez être assurés que nous prenons très au sérieux la protection des renseignements personnels de tous nos membres, et qu’à cette fin nous mettons en œuvre toutes les mesures raisonnables.  Les membres peuvent confirmer ou mettre à jour leurs renseignements en cliquant sur le lien « Profil » depuis la page de console de la section des membres.
 
Si vous avez des questions ou des commentaires sur notre politique de protection des renseignements personnels de nos membres, veuillez communiquer avec nous communications@cip-icu.ca.